ЭДО для малого бизнеса: плюсы и минусы

Здравствуйте! Я — владелец небольшого ИП, оказываю услуги по грузоперевозкам. Казалось бы, вопросы внедрения электронного документооборота меня не касаются. Но тут вот о чем я подумал — хотим мы этого или нет, но цифровизация уже вошла в нашу жизнь. И пандемия этот процесс только ускорила.


В 2021 году произошли вот такие изменения:
1. все организации оформляют электронные трудовые книжки для тех сотрудников, которые впервые трудоустраиваются. И ведут трудовые книжки в электронном виде для тех сотрудников, которые писали заявление на такой формат в 2020 году.
2. вся бухгалтерская отчетность юридических лиц теперь тоже сдается в электронном виде, это правило касается и малого бизнеса.
3. с 1 января запрещена торговля  некоторой продукцией без маркировки — это товары легкой промышленности и молочные продукты. В этом случае без ЭДО уже не обойтись.
4. с 1 апреля для участников электронных торгов ЭДО является обязательным.


Как видим, цифровизация, а вместе с ней и ЭДО прочно входят в жизнь малого бизнеса. Поэтому предлагаю перенести фокус внимания на плюсы этого процесса:
1.  сокращение расходов на канцелярию и бумагу;
2.  скорость документооборота увеличена по сравнению с привычным;
3.  удобное хранение документов;
4.  полная прозрачность процесса;
5. снижение возможности ошибки сотрудника при оформлении документов;
6.  доступ к системе ЭДО в любой момент;
7.  безопасность процессов.


Это только те плюсы, которые вижу я. На самом деле, их наверняка больше.


Минусы:
— расходы на приобретение программного обеспечения;
— обучение персонала;
— необходимость интеграции системы ЭДО в организацию — техническая сторона процесса не всегда понятна;
— недоверие к самому формату среди руководителей, особенно людей старой закалки;
— невозможность использования системы электронного документооборота, если у вашего контрагента ее нет.


Выводы: на текущий момент законодательством не установлен обязательный переход на ЭДО для субъектов малого бизнеса. Однако тенденции очевидны, поэтому уже сейчас стоит задуматься о возможности использования такого формата в своей организации.


Хорошего дня!


Истории клиентов АФГ
https://www.instagram.com/afg_perm/

Опасные методы оптимизации налогов

Добрый день всем! Как владелец ООО с опытом ведения бизнеса в течение нескольких лет, сегодня хочу рассказать о незаконных методах оптимизации налогов, о которых я слышал, и которые в конечном счете могут привести к уголовной ответственности.


Начну с относительно нового. В 2020 году Налоговый кодекс РФ ввел понятие самозанятые. И для некоторых владельцев бизнеса это показалось удачной идеей — уволить сотрудников и продолжить работать с ними же, но уже привлекая их к работе в качестве самозанятых. Экономия на взносах в ФСС и ПФР, так сказать, на лицо, вместо НДФЛ – 4% налога в новом статусе. Схема просматривается налоговиками на счет «раз», рисковать не стоит.


Далее, очень похожий способ, но несколько более старый — заключение договора ГПХ с сотрудником вместо полноценного оформления трудовых отношений. Также проверить очень легко — при жалобе сотрудника, например, в трудовую инспекцию.

Старый вариант — дробление бизнеса. ООО подходит к пороговым показателям выручки или по количеству сотрудников на УСН и после этого открывает еще ООО или ИП. При этом список контрагентов один, сотрудники работают в одном помещении и собственники у фирмы— либо один и тот человек, либо члены его семьи. Налоговики тоже прекрасно осведомлены об этих маркерах, так что проверка не за горами.

Еще один вариант — обналичивание денежных средств через сторонние фирмы. Владельцам ООО часто бывает нужна наличка, но в отличие от ИП, свободно вывести деньги они не могут. На помощь приходят компании, которые за определенный процент оказывают фиктивную услугу и возвращают деньги налом владельцу ООО. Такие схемы налоговики находят быстро, еще быстрее устанавливают их участников.

Услугами так называемых однодневных фирм пользуются, когда хотят увеличить вычеты по НДС. С их помощью снижают цену продажи или увеличивают стоимость покупки. Но фирмы-однодневки привлекают внимание налоговиков, и по цепочке выявляется вся схема.

В заключении хочу предостеречь от попыток обмануть налоговую на любых этапах деятельности фирмы. Разовый результат, вас, может, и обрадует, но внимание со стороны ФСН того не стоит.


Всем хорошего дня!


Истории клиентов АФГ
https://www.instagram.com/afg_perm/

Внеплановая проверка ГИТ для малого бизнеса

Всем здравствуйте! Сегодня хотел бы поговорить о таком неприятном явлении в жизни любого руководителя как внеплановая проверка трудовой инспекции.

Вообще, законодательно на 2021 год установлен мораторий на плановые проверки ГИТ малого бизнеса, но внепланово прийти могут в любой момент.

Произойти это может, в основном, по двум причинам:
1. на организацию подал жалобу бывший или действующий сотрудник;
2. в общедоступных источниках — СМИ, интернете — появилась информация о нарушениях трудового законодательства у субъекта малого бизнеса.

Как подстраховать себя в таком случае?

Во-первых, как бы банально это не звучало, но необходимо правильно вести кадровый учет и своевременно заполнять документацию.

Во-вторых, соблюдайте правила безопасности и проводите профилактику несчастных случаев на производстве.

В-третьих, если предписания ГИТ вам выдавала ранее — в обязательном порядке устраняйте нарушения и своевременно отчитывайтесь об этом.

В-четвертых, проведите спецоценку условий труда.

Какого рода информация в общедоступных источниках может привлечь внимание трудовых инспекторов:
1. конечно же, задержка или невыплата заработной платы;
2. нарушения в оформлении трудовых отношений с работниками;
3. отсутствие на предприятии системы охраны труда;
4. отсутствие у работников медицинских осмотров, а также осмотров нарколога, психиатра, медицинского освидетельствования в случаях, когда это необходимо для допуска к работе;
5. нарушения установленных законодательством режима труда и отдыха;
6. непредоставление гарантий и компенсаций работникам — например, отказ в учебном отпуске сотруднику или работа беременной женщины в недопустимых для нее условиях.

На самом деле список может быть очень длинным. Каждому руководителю не лишним будет ознакомиться с Трудовым кодексом РФ.

В идеале нужно избегать нарушений трудового законодательства, так как в случае однажды выявленных недостатков ГИТ будет держать организацию на контроле. А такая перспектива вряд ли кого-то обрадует.

Спасибо за внимание.

Истории клиентов АФГ
www.instagram.com/afg_perm/

Плюсы и минусы эквайринга

Здравствуйте! Недавно я зашел в парикмахерскую и очень удивился — на стойке администратора висело объявление «Расчет производится только наличными». Я уточнил у сотрудницы — это только сегодня? Ну, может быть, технические причины. Оказалось, что нет. Этот салон всегда работает за наличные.

Для меня это поразительно. Какими бы ни были причины, я считаю, что так владельцы бизнеса теряют гораздо больше, чем если бы заключили договор эквайринга с банком.

Объясню, почему я так думаю:

1. Клиенту легче рассчитываться картой или приложением. Это самый очевидный плюс. Неудобно носить с собой много наличности или искать мелочь, если у продавца нет сдачи. В такие моменты покупатель может просто уйти.
2. Безопасность торговой точки. Конечно, лихие 90-е ушли в прошлое, но риски всегда есть.
3. Снижение роли человеческого фактора — кассир может ошибиться при расчетах с покупателями или взять деньги из кассы себе.
4. «Плюшки» от банка — у каждого поставщика эквайринговых услуг есть бонусы для клиентов.
5. Сокращение очередей в торговом зале.
6. Увеличение выручки.

Конечно, есть минусы:
— обслуживание стоит денег — за операции взимается комиссия;
— нужно приобрести или взять в аренду терминал;
— необходимо открыть расчетный счет в банке;
— вероятны технические сбои как в работе интернета, так и с самим терминалом;
— деньги владельцу торговой точки поступают не сразу, а спустя 1-3 дня.

Сам процесс подключения эквайринга не вызывает сложностей:
1. Ознакомиться с тарифами и предложениями банков и выбрать подходящий для вашего бизнеса вариант.
2. Обратиться в банк, открыть расчетный счет и подать заявление на эквайринговое обслуживание.
3. Согласовать время визита специалиста банка. Он привозит необходимое оборудование, подключает и настраивает, а также проводит обучение сотрудников торговой точки.

Мои выводы: торговый эквайринг имеет ряд существенных преимуществ — удобство для клиентов, безопасность и экономия на услугах инкассации для предпринимателя. А разнообразие тарифов на обслуживание и наличие бонусов от банков за использование услуги позволяет смириться с комиссией за услуги эквайринга.


Истории клиентов АФГ
https://www.instagram.com/afg_perm/

Как получить заключение Госпожнадзора для кафе?

Добрый день! Я — владелец кафе, открыл свое заведение два года назад. Поначалу, конечно, было непросто, но сейчас я уже вошел в колею.

Самым сложным во всей этой истории был для меня процесс открытия — куча бумаг, общение с представителями власти, в том числе — получение разрешения от Госпожнадзора. Скажу сразу — получил не с первого раза. Необходимо было устранить замечания. Ниже приведу небольшую инструкцию, возможно, кому-то пригодится.

Итак, для обращения в территориальное Управление МЧС я собрал документы:
1. свидетельство о регистрации юридического лица;
2. устав ООО;
3. выписку из ЕГРЮЛ;
4. договор аренды помещения.

Также запросил у собственника здания:
1. техплан помещения с печатью БТИ;
2. договора на установку и техническое обслуживание средств оповещения, вентиляции, противодымной системы;
3. приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность лица на объекте.

Конечно, заполнил заявление о выдаче заключения на соответствие помещения нормам противопожарной безопасности.

Поскольку я — арендатор, то все необходимое по организации безопасности входит в договор аренды. Таким образом, собственник помещения позаботился о том, чтобы:
— был разработан план эвакуации;
— имелись в наличии необходимые средства тушения и локализации пожара (огнетушитель, средства огневой изоляции);
— исправно работали пожарная сигнализация и средства оповещения;
— были в наличии на видных местах схемы эвакуации и указатели направлений.

После первого визита пожарного инспектора выявился ряд нарушений:
1. отсутствовал журнал противопожарного инструктажа непосредственно на моем объекте;
2. эвакуационный выход заставлен;
3. не предоставлены сертификаты на материалы отделки помещения (ее я выполнял уже после заключения договора аренды).

После устранения замечаний я подал заявление на повторную проверку. Со второго раза помещение получило разрешение на деятельность. Само заключение мне выдали через три недели после повторного обращения.

Вот и все. Надеюсь, был полезен.

Истории клиентов АФГ
www.instagram.com/afg_perm/

Что лучше – бухгалтерия на аутсорсе или штатный бухгалтер?

Здравствуйте! У меня свой небольшой бизнес, работаю на УСН «Доходы». Открылся в начале года, пока с бухгалтерией справляюсь сам. Но думаю о том, что делать дальше — принять в штат бухгалтера или отдать на аутсорсинг? В поисках ответа прочитал много статей в интернете, поговорил со знакомыми, проанализировал плюсы и минусы обоих вариантов и вот к чему пришел.
Плюсы штатного специалиста:
— он всегда под рукой, можно сразу задать любой вопрос или нагрузить работой;
— создается иллюзия, что раз «свой», то не «сольет» информация, ему можно доверять, вместе вы команда и так далее.
И минусы:
— нет возможности проверить его квалификацию в полном объеме;
— не всегда занятость специалиста полная;
— в случае больничного, отпуска, неожиданного увольнения нужно срочно искать замену;
— за ошибки бухгалтера ответственность несет руководитель предприятия;
— квалификацию специалиста нужно повышать — а это опять расходы и отсутствие сотрудника на рабочем месте.
Аутсорсинг, по отзывам предпринимателей, обладает такими плюсами:
— профессиональные сотрудники;
— кадровые вопросы заказчика не касаются;
— за свои ошибки несет ответственность фирма-поставщик услуг;
— не нужно платить взносы на своего сотрудника.
Минусов я нашел два:
— стоимость услуг — вы платите за конкретный их набор, и если нужно что-то больше, то оплачиваете дополнительно;
— сложно привыкнуть, что вашими финансами заведует сторонняя фирма.
Еще такой момент: на аутсорсинг можно передать часть функций, а не весь бухучет. Можно оставить за штатным бухгалтером контроль, а текучку отдать специалистам на сторону. Или, наоборот, функции главбуха доверить аутсорсинговой компании. В общем, варианты есть.

Кому точно не подойдет такой вариант, так это тем фирмам, которые работают не «в белую».
Проанализировав всю информацию, для себя пришел к выводу, что в аутсорсинге плюсов больше, чем в штатном бухгалтере. Единственная трудность — выбрать грамотного поставщика услуг, но это тема для другой статьи.
Спасибо за внимание!
Истории клиентов АФГ
www.instagram.com/afg_perm/